10 vantagens de ficar sem papel no escritório

Digitalizar o seu escritório cria um processo simplificado

Durante o meu estágio numa empresa, penso que os piores momentos que tive foram quando me pediram para procurar um documento obscuro ou outro. Tenho a certeza de que qualquer trabalhador de escritório seria capaz de se relacionar.

A empresa era relativamente pequena, então o sistema de arquivamento não era perfeito, mas oh meu Deus. . . procurar um documento que foi descrito de forma tão vaga poderia muito bem ser cada pedaço de papel naquele escritório e saber que você não pode desistir da pesquisa porque este documento é tão importante é a pior sensação que eu já tive enquanto trabalhava lá. Há algo inerentemente mau nos documentos em papel - um com o qual tenho certeza de que todos os funcionários de escritório podem se identificar. A frustração de procurar algo que nem perdeu é indescritível... é como se você quisesse arrancar o cabelo, mas você sabe que simplesmente não vai resolver nada.

Vá sem papel com 10 vantagens de um escritório sem papel:

1. Maior eficiência: Ficar sem papel elimina a necessidade de arquivamento, pesquisa e organização manuais de documentos físicos, economizando tempo e melhorando a produtividade.

2. Redução de custos: Os custos de papel, tinta e armazenamento podem ser significativamente reduzidos ou eliminados, resultando em economias substanciais para as empresas.

3. Segurança reforçada: Os documentos digitais podem ser criptografados e protegidos com senhas, reduzindo o risco de acesso não autorizado ou perda em comparação com documentos físicos.

4. Colaboração melhorada: Com documentos digitais, vários membros da equipa podem aceder e trabalhar no mesmo ficheiro em simultâneo, promovendo a colaboração e simplificando os fluxos de trabalho.

5. Fácil recuperação de documentos: Os documentos digitais podem ser rapidamente pesquisados, classificados e recuperados usando palavras-chave ou metadados, eliminando a necessidade de pesquisa manual através de arquivos físicos.

6. Economia de espaço: Eliminar arquivos de papel e armários de armazenamento libera espaço valioso no escritório, permitindo um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.

7. Sustentabilidade ambiental: Ficar sem papel reduz o consumo de papel, o que ajuda a conservar os recursos naturais e reduz as emissões de carbono associadas à produção e descarte de papel.

8. Recuperação de desastres: Os documentos digitais podem ser facilmente copiados e armazenados em armazenamento seguro em nuvem, fornecendo proteção contra danos físicos ou perdas devido a desastres como incêndios ou inundações.

9. Acesso remoto: Os documentos digitais podem ser acessados de qualquer lugar com conexão à internet, permitindo o trabalho remoto e facilitando a colaboração entre equipes geograficamente dispersas.

10. Conformidade simplificada: Os documentos digitais podem ser facilmente rastreados, auditados e arquivados, garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares e simplificando o processo de retenção de documentos.

Como é trabalhar para uma empresa que ficou sem papel

Trabalhar com a SignTech é uma lufada de ar fresco. Enquanto estou na empresa de formulários sem papel, acho que posso contar quantas vezes tive que trabalhar com papel em uma mão. Parece exagero, mas não é. Qualquer apresentação, reuniões com clientes, artigos até mesmo se candidatando para a vaga - nada disso exigia o uso de papel. Na nossa empresa, as soluções sem papel são a norma.

Quando vejo outras empresas que ainda têm formulários em papel e boletins de papel, penso comigo mesmo "claramente esta não é a melhor alteração, então por que as pessoas ainda usam isso?" O dinheiro, o tempo que as pessoas pensam que estão a poupar - já não se está a poupar nada. O custo de manter um sistema de operação baseado em papel, ou seja, armários de arquivos e espaço no chão que poderiam ser usados para outras coisas, é muito mais do que o que você investiria em um aplicativo como o SignTech a longo prazo.

A verdade é que, se o fizéssemos corretamente, não precisaríamos usar papel em pelo menos 95% das coisas que estamos fazendo agora.

Dito isto, deixo-vos apenas uma pergunta: Porque é que ainda usam papel?

O SignTech Forms é uma plataforma inovadora sem papel que converte formulários e documentos existentes em formulários sem papel que podem ser preenchidos em dispositivos móveis e assinados eletronicamente sem problemas (com integração total de dados).  Para mais informações visite www.signtechforms.com ou e-mail expert@signtechforms.com .